Dla jednego z moich stałych Klientów - firmy TechnoColor z Katowic - przygotowana została rozbudowana aplikacja, która usprawnia pracę firmy i relacje pomiędzy Klientami. Narzędzie zostało "ochrzczone" jako IZZIBOX. Głównym zadaniem przygotowanego systemu jest możliwość odbierania, katalogowania i wysyłania zamówień na kolejne projekty wizytówek do druku.

Aplikacja dzieli prawa dostępu do części administracyjnej na 3 części:

• administrator główny (pełne prawa dostępu)
• klient (właściciel / przedstawiciel firmy X)
• pracownik firmy X

Administrator główny buduje listę klientów, zakładając dla każdego konto w systemie IZZIBOX. Poprzez login oraz hasło można się zalogować i przeglądać swoich pracowników (istnieje możliwość budowania listy pracowników), a następnie wysyłać zamówienia. Każdy Klient ma przyporządkowany zestaw wzorów wizytówek, z których korzysta. Docelowo, w przyszłości, system zostanie rozwinięty o ulotki, plakaty i inne tego typu materiały.

Sam mechanizm zleceń jest bardzo rozbudowany, bowiem na wstępie dzieli się on na dwa typy:

• zlecenia wewnętrzne (wewnątrz firmy X)
• zlecenia zewnętrzne (takie, które odbiera firmy TechnoColor i realizuje)

Zlecenia wewnętrzne - są inicjujowane przez pracownika firmy X, który także posiada swoje indywidualne konto. Jednakże jego możliwości są najbardziej ograniczone, może jedynie złożyć nowe zamówienie określając czy jego dane osobowe ulegają zmianie oraz podaje liczbę zamawianych sztuk wizytówek. Tak złożone zlecenie trafia do właściciela / przedstawiciela firmy X, który posiada możliwość kontaktu z TechnoColor w ramach swojego konta abonenckiego.

Zlecenia zewnętrzne - są to zamówienia wysyłane przez klienta / przedstawiciela firmy X bezpośrednio do obsługi TechnoColor. Każde takie zamówienie posiada kilka statusów realizacji, klika statusów płatności. Co więcej, jest przypisane do wybranego pracownika, co pozwala Klientowi na bezpośredni kontakt w sprawach związanych z jego realizacją.

Sygnalizowanie zmian w danych osobowych
Kilka linijek wyżej wspomniałem o możliwości zmiany danych osobowych w momencie zamówienia, wiąże się to z całym mechanizmem, który tym procesem zarządza. TechnoColor, gdy odbiera zamówienie widzi, czy zmieniły się jakiekolwiek dane od wcześniejszego zlecenia. Jeśli tak, to osoba obsługująca system widzi, które dane konkretnie zostały zmienione. Taki system raportowania o zmianach jest bardzo wygodny i daje pewność, że nic nie zostanie przeoczone.

System powiadomień poprzez e-mail
Każdy użytkownik systemu (zarówno Klient, jak i jego pracownik) posiada przypisany do swojego konta adres e-mail, który służy jako kontaktowy. System powiadomień działa w bardzo zorganizowany sposób. Wysyła wiadomości w następujących przypadkach:

• gdy pracownik firmy X składa zlecenie wewnętrzne, Klient otrzymuje powiadomienie o tym fakcie
• gdy klient (właściciel / przedstawiciel firmy X) składa zamówienie zewnętrzne, TechnoColor dostaje stosowną informację
• gdy zamówienia zmienia status na ZREALIZOWANE lub GOTOWE DO ODBIORU, Klient otrzymuje stosowną informację
• przy okazji tworzenia nowych kont w systemie (zarówno dla Klienta, jak i pracownika) system informuje o nowo stworzonym koncie i przekazuje instrukcje odnośnie logowania

Aplikacja jest dostępna pod adresem www.izzibox.pl